- Ha tenido que venir un virus para poner en primera línea el concepto de teletrabajo generalizado en la Administración pública.
La COVID-19 ha irrumpido en nuestras vidas dejando, entre otras cosas como enfermedad, muerte, crisis, muchos cambios en todos los órdenes de la vida. Ha puesto de moda el denominado “Teletrabajo”, entre otros y singularmente, por generalizado y excepcional, aquél que se lleva a cabo desde el propio domicilio particular del funcionario.
Quedan fuera por tanto, otras modalidades de teletrabajo como son aquellas que se realizan en comisiones de servicio o en situaciones de desplazamiento fuera del centro de trabajo.
Todos los que tienen una actividad no relacionada con producir o fabricar cosas o con servicios que no requieran presencia física, se han puesto a teletrabajar en sus domicilios; entre ellos, muchos funcionarios encargados de gestionar procedimientos o tramitar peticiones de los ciudadanos.
Así, muchos de esos funcionarios desarrollan su jornada laboral desde sus domicilios.
Para ello, generalmente y salvo excepciones que han sido provistos de equipos de trabajo oficiales, han puesto a disposición de la Administración pública, su ordenador personal o doméstico, su impresora, sus folios, su conexión wifi a redes, así como su certificado de firma digital en muchos casos, un espacio en su domicilio, etc…
En ese equipo informático, personal, más o menos moderno, pagado al contado o a plazos por el funcionario, alguien de su Administración, con el permiso tácito o expreso, ha instalado determinadas aplicaciones y programas, antivirus y otras herramientas corporativas que les permiten simular un entorno parecido al que tenían en su puesto de trabajo presencial.
Pero, ¿es esto correcto? ¿responde a situaciones previamente acordadas entre la Administración y el funcionario? ¿O es fruto de una respuesta improvisada ante una necesidad urgente de evitar la proximidad física en un entorno laboral presencial?
La posibilidad legal de trabajar a distancia en la función pública es una realidad desde hace varios años. Hay todo un arsenal normativo, que no voy a citar aquí, que permite esa posibilidad, ideada inicialmente para aplicarse a una minoría de casos y supuestos, como situaciones de conciliación laboral o familiar. Pero el teletrabajo, como lo conocemos actualmente, no está concebido para convertirse en una situación generalizada y permanente.
Tampoco está concebido como una modalidad asociada necesariamente al concepto de EA. Es decir, se podría teletrabajar en puridad con el sistema de transporte habitual de expedientes y documentos físicos entre el centro de trabajo y el domicilio del funcionario; pero, los riesgos que se corren con este sistema son serios y deberían hacernos dudar de que ésa sea la forma idónea de teletrabajo; pensemos en cuestiones tales como la protección de los datos personales contenidos en esos expedientes o el debido sigilo exigible a todo funcionario sobre materias que conozca por su cargo; su posible pérdida, robo o destrucción fortuita,…
Por ello, en mi opinión y en el escenario de una Administración Electrónica, con procedimientos y expedientes electrónicos, no debemos concebir el teletrabajo fuera de este ámbito en el que la seguridad de la información, la integridad del dato, la trazabilidad de actuaciones o de las posibles fugas de información y la identidad de los intervinientes, la fecha y hora de tal o cual trámite, en entornos electrónicamente estancos y seguros, son condiciones exigibles de trabajo.
2. ¿Todos los trabajos que hacemos en casa como funcionarios son teletrabajo?
Conozco a compañeros que dicen “teletrabajar” 4 días a la semana en sus domicilios y que sólo van 1 a la oficina y su trabajo consiste en transportar físicamente en un carrito un paquete de expedientes que estudia, analiza y elabora los informes en su casa; los salva a un “pen drive” y el día que va a la oficina, los descarga en el sistema y los tramita.
Otros, han copiado los expedientes en un disco duro o en un lápiz de memoria y en su casa, los van completando hasta que regresan a la oficina para actualizarlos…
Obviamente, eso no es teletrabajar; será llevarse trabajo a casa (cosa que en la Administración debería estar absolutamente prohibido), hacer horas extras gratis en domicilio, etc., pero no podemos considerarlo teletrabajo.
El teletrabajo, bajo una perspectiva tradicional, superada en estos momentos, es un concepto que da cobertura a cualquier tipo de actividad relacionada con el trabajo oficial pero que se lleva a cabo en el domicilio particular. Y digo superada por los motivos expuestos arriba.
Por tanto, eso no es teletrabajo, no debería ser, en el sentido que debemos atribuirle en un marco de Administración Electrónica (en adelante EA).
3. El teletrabajo en el contexto de la EA, condiciones que “debería” reunir.
En una Administración pública, simplificando el concepto y tratando de concretarlo a la esfera pública, podemos entender como teletrabajo, al ejercicio de las competencias y funciones públicas, propias del puesto de trabajo, que se llevan a cabo fuera del lugar y centro de la Administración donde reside el puesto de trabajo del funcionario, en este caso, en el domicilio particular del funcionario.
En mi opinión y respetando cualquier otra que disienta, sólo podemos hablar de teletrabajo en una Administración Pública (en cualquier entidad pública) si se dan todas las circunstancias siguientes:
3.1. Que existe una previsión legal. Ya hemos dicho que la normativa europea, nacional y la de muchas entidades autonómicas y locales, contemplan y habilitan esta posibilidad e incluso la animan.
3.2. Plan de teletrabajo. A mi juicio, la habilitación legal siendo necesaria, no es suficiente. Es necesario un Plan de Teletrabajo (tipo).
Se precisa de la aprobación en cada entidad pública del correspondiente Plan que establezca en detalle la forma de llevar a cabo esa modalidad de actividad.
3.3. Aspectos que debe regular el Plan de Teletrabajo:
3.3.1. Asignación de tareas, objetivos y plazos. Se precisa la aprobación, para cada funcionario en particular, de su plan de trabajo, con las actividades, expedientes, actuaciones o tareas que se le encomienda realizar en teletrabajo, el plazo de cada una de ellas y la forma de reportar su realización y ante quien.
El funcionario no puede inventarse lo que tiene que hacer en teletrabajo. Ese Plan constituye el objeto del teletrabajo, que debe ser medible, objetivo, reportable, evaluable y sujeto a plazos.
3.3.2. Duración de la asignación de teletrabajo.
El plan de teletrabajo debe indicar la duración de esta modalidad que debería ser siempre temporal y determinada, sin perjuicio de su renovación cuando proceda.
Únicamente en casos de imposibilidad física o discapacidad que impidan el normal desplazamiento físico o por motivos de conciliación familiar acreditada, podría accederse a una asignación de teletrabajo de carácter permanente y en tales casos, se debería contemplar la visita periódica de un superior o de un compañero que asegure la continuidad de la relación entre la Administración y el funcionario.
3.3.3. Identificación de los medios puestos a disposición del funcionario.
Éste es un aspecto muy importante del teletrabajo. Nada de equipos u ordenadores o tablets o dispositivos particulares del funcionario; eso debe prohibirse absolutamente.
Múltiples razones abonan esa prohibición; desde la que el funcionario no tiene por qué aportar a la Administración medios de uso privado hasta la –y ésta es la más importante— la organización pública debe aportar los dispositivos e instrumentos oficiales 100 por 100 seguros y que impidan las fugas o usos indebidos de información pública o de información de los ciudadanos; y esto sólo se puede conseguir, aportando la propia Administración esos dispositivos a los que únicamente tenga acceso el funcionario autorizado expresamente para ello.
a) Dispositivos electrónicos propiedad de la Administración, dotados con las herramientas necesarias que impidan el uso para fines privados o que se puedan utilizar fuera de los entornos acotados y cerrados oficiales. Estos dispositivos deben impedir la obtención de copias o la conexión a otros dispositivos externos de almacenamiento o transferencia de información. Entre esos dispositivos prohibidos deben encontrarse las impresoras, salvo las impresoras oficiales asignadas al mismo.
b) Aplicaciones informáticas necesarias para el trabajo del funcionario, a las que únicamente pueda acceder éste, mediante sistema encriptados o de claves o firma electrónica, dejando huella digital de todos los movimientos y operaciones y trámites realizados
c) Trazabilidad bidireccional de las actuaciones. Todas las aplicaciones debe permitir recorrer y reproducir los circuitos de los procedimientos históricamente, desde su inicio hasta su conclusión.
d) Trazabilidad de actividad y cómputo de jornada laboral. Los dispositivos y las aplicaciones integradas en el mismo, deben contemplar un sistema de registro de actividad por parte del usuario que permita verificar el cumplimiento laboral de la jornada correspondiente.
e) Documento de confidencialidad y limitación de uso de los dispositivos entregados. El funcionario en teletrabajo deberá suscribir un documento de confidencialidad y de uso exclusivo del material, por el que se comprometa a no desvelar ni facilitar el acceso a los dispositivos ni a los datos a nadie, asegurando la desconexión de los equipos al finalizar la jornada laboral.
f) Requisitos técnicos mínimos de la conexión informática. El documento con el plan de teletrabajo debe contemplar las características mínimas que debe reunir la conexión informática del domicilio del funcionario, el ancho de banda, así como las medidas de seguridad y encriptamiento que debe contemplar.
g) Posibilidad de monitoreo y supervisión de actividad por parte del superior jerárquico. De igual forma que en la modalidad presencial, el responsable de la unidad en la que esté el funcionario, puede verificar y supervisar las tareas, en el teletrabajo ello debe ser posible.
3.3.4. Identificación del sistema de reporte de tareas y periodicidad . El Plan debe identificar las personas (superiores o compañeros del funcionario) a los que éste debe reportar, la frecuencia y la forma de hacerlo.
3.3.5. Requisito de EA 100% a cargo de la Administración Pública. Procedimientos electrónicos implantados y homologados en entorno EA.
En los procedimientos administrativos y en los procesos internos habilitados en la modalidad de teletrabajo, éstos deben estar en su totalidad bajo el formato de Administración electrónica.
Tales procedimientos y procesos deben cumplir con las características del Esquema Nacional de Interoperatiblidad (ENI) y con el resto aspectos técnicos que están definidos para la Administración Electrónica.
Uno de los escollos más importantes a los que se enfrenta la implantación de la EA en las Administraciones Públicas españolas es la dispersión de formas y soluciones para elaborar los mismos procedimientos administrativos en entorno EA, con las dificultades inherentes al desarrollo de las plataformas de interoperabilidad interadministrativas y a la multiplicidad de soluciones informáticas implementadas, muchas de ellas incompatibles entre sí y que exigen una gran esfuerzo para construir enlaces y pasarelas en comunicación entre ellas.
Seguramente, en mi opinión, habría sido más sencillo adoptar desarrollos de procedimientos administrativos tipo por parte de la Administración Central, de implantación general y gratuita en todas las Administraciones, dejando que éstas desarrollasen, voluntariamente, aquellas personalizaciones secundarias que considerasen adecuadas, pero sin afectar a la solución común y troncal.
Este requisito que se propone, representa sin duda una restricción importante a la hora de acudir al teletrabajo pues implica que no deberían formar parte del Teletrabajo, los procedimientos manuales.
Aún así, fuera de los procedimientos administrativos electrónicos y de los procesos internos informatizados, quedan gran cantidad de actuaciones que, a demanda, podrían encomendarse a los funcionarios ocupados en la modalidad de teletrabajo, como la elaboración de informes técnicos o la preparación y redacción de normas reglamentarias o la realización de estudios, análisis y propuestas, trabajos todos ellos, que pueden acometerse de forma separada o independiente de las secuencias procedimentales.
3.3.6. Cumplimiento normativa en materia de Prevención de Riesgos Laborales y gestión de posibles accidentes laborales.
La realización del teletrabajo por parte del funcionario y la consideración de puesto de trabajo al que tenga habilitado en su domicilio, exige que éste cumpla las condiciones de seguridad e higiene laboral en las mismas condiciones que si estuviera en su centro de trabajo oficial.
Por ello, el funcionario que se acoja al sistema de teletrabajo deberá autorizar la entrada en su domicilio a los técnicos de prevención de riesgos laborales que se desplacen para verificar las condiciones del puesto de trabajo domiciliario y las medidas preventivas que debería adoptar.
Aquellas medidas de carácter ergonómico que sean necesarias para el puesto, deberán ser facilitadas por la Administración.
Y en materia de accidentes laborales durante la jornada de teletrabajo, ésta deberá estar contemplada, así como las instrucciones a seguir en caso de que se produzca el accidente.
3.3.7. Compensación económica a tanto alzado
Y finalmente, el funcionario en situación de teletrabajo domiciliario, debe tener derecho a una compensación retributiva, calculada a tanto alzado, que compense el gasto en electricidad y el coste de acceso a redes de internet y tráfico que genera la actividad de teletrabajo.
